just:FILE - Team Email mit Dokumentenablage

just:FILE stellt Arbeitsgruppen eine zentrale Managementplattform für E-Mails, Scans, Faxe und beliebige Dateien zur Verfügung. So erhält jedes Teammitglied stets einen Überblick der bereits bearbeiteten (strukturiert abgelegten) Eingangspost sowie der noch offenen (nicht bearbeiteten) EMail, Faxe oder Dokumentenscans (z.B. von Multifunktionsgeräten).

Die Anwendung kann in einem von 2 Betriebsarten verwendet und mehrfach parallel eingesetzt werden:

  • Projektarchiv (persönliche Adressierung)
  • Abteilungsarchiv (funktionale Adressierung)


Die Betriebsart "Projektarchiv"

findet vorwiegend Einsatz in kleinen Firmen, Arbeitsgruppen als Ersatz eines persönliches Postfaches. Hier können berechtigte Personen (Sekretariate, Supervisor) z.B. an einer Stelle den Überblick aller Posteingänge der entsprechend konfigurierten Mailbenutzer erhalten, um diese gegenenfalls während häufiger Reisetätigkeit oder Auslandseinsätzen parallel zum Empfang auf deren mobilen Geräten zu informieren oder ganz die Bearbeitung für die Kollegen/innen zu übernehmen. Siehe hierzu auch just:FILE im Bauwesen.

Die Betriebsart "Abteilungsarchiv"

bietet sich für alle funktionalen Mailadressen Ihrer Firma z.B. "einkauf@meineFirma.de", "kundendienst@meineFirma.de" etc. an. Sie erreichen, dass Absender (extern oder intern) verschiedene Funktionen bzw. Abteilungen stets unter der gleichen Mailadresse erreichen und Antworten der Bearbeiter auch mit dieser funktionalen Mailadresse versendet werden. So wird verhindert, dass die Mailkommunikation mehrerer Bearbeiter aus mehreren Eingangs- und Antwortmails nicht über deren persönliche Postfächer verteilt wird, sondern zentral an einer Stelle gespeichert ist dort stets eingesehen/bearbeitet werden kann. Automatische Benachrichtigungsmöglichkeiten an vordefinierte Benutzer informieren sie über neu eingegange Mails, Faxe, Scans. Dieses vermeidet, dass Berabeiter stets mehrere Postfächer auf den Eingang neuer Informationen prüfen müssen.

Betriebsarten von just:FILE



Bearbeitete Dokumente werden strukturiert abgelegt. Hierzu dient in erster Linie eine einheitlich definitierte Ablagestruktur (Aktenplan) oder optional ergänzend auch die Kontaktadresse der Firma oder Person mit der Informationen ausgetauscht wurden. So entsteht eine lückenlose Historie der Geschäftvorfälle Ihrer Kunden, Lieferanten oder Auftraggeber. Jeder Bearbeiter im Team ist so vollständig über alle Geschäftsvorfälle informiert und kann umgehend Auskunft zu allen Belangen des Kunden geben um deren Zufriedenheit in der Zusammenarbeit mit Ihnen steigern.

Die bei der Ablage von Dokumenten automatisch aus den Aktenplänen übernommenen Berechtigungen legen die Sichtbarkeit der Dokumente für bestimmte Benutzergruppen fest. So können selbst vertrauliche Informationen weiterhin vertraulich (und trotzdem zentral) gespeichert werden. Ein Supervisor hingegen hat stets Zugriff auf alle Dokumente, um so im Vertretungsfall eingreifen und die Dokumente anderen Bearbeitern zuweisen zu können.

Die verfügbaren Sprachpakete erlauben eine einheitliche oder individuelle Festlegung der Sprache der Benutzeroberfäche, damit unsere Kunden diese Anwendung einheitlich auch in Auslandsstandorten einsetzen können.

Auszug aus den wesentlichen Funktionen:

  • Zentrale Teamablage für E-Mails, Faxe,Dokumente, Dateianhänge und eingescannte Originale
  • strukturierte Ablage nach vorgegebenem Aktenplan
  • Teamorientierte Adressverwaltung für Firmen- und Personeninformationen inkl. dynamischer Adressierungshilfe für neue Mails
  • Aufbau einer elektronischen Kundenakte
  • frei definierbare funktionale E-Mailadresse für ein- und ausgehenden Mailverkehr
  • vollständige EMail-Integration auf mobile Geräte (iPhone, Android, Blackberry - zusätzl. Software erforderlich)
  • Selektiver Abgleich von Kontakten mit pers. Adressbuch und mobilen Geräten (zusätzl. Software erforderlich)
  • Synchronisation von Kalendern auf mobile Geräten (zusätzl. Software erforderlich)
  • abgestuftes, dokumentorientiertes Berechtigungskonzept
  • volle Failover-Unterstützung in geclusterten Umgebungen
  • Online/Offline Nutzung möglich (lokale Repliken)
  • frei wählbare, mehrsprachige Benutzeroberfläche
  • u.v.m.


just:FILE wird in 2 Lizenzvarianten jeweils im Kauf- oder Mietmodell angeboten. So kommen auch Klein- und Mittelstandskunden (ohne eine eigene Basisinfrastruktur) kostengünstig zu ihrer Dokumentenmanagementlösung:

  • just:FILE: nur mmi Produktlizenz
  • just:FILE-XSP: mmi Produktlizenz inkl. einer OEM IBM Lotus Notes Lizenz. Eignet sich in Verbindung mit mmi just:HOSTME z.B. als SaaS Angebot


Fordern Sie noch heute eine Produktdemonstration, ein Angebot oder einen Testzugang an.

Typ Dokument/Dateiname Dateigröße
pdf just:FILE 3.x Datenblatt 1.3 MB
pdf Referenzbericht U4 Hafencity 1.7 MB

just:FILE

kombiniert Teammail und Dokumentenmanagement in Abeilungspostkörben

Ihr Ansprechpartner

Manfred Meise
Geschäftsführer

Tel.: + 49 (0) 89 904801-50
Fax: + 49 (0) 89 904801-51

info@mmi-consult.de
http://www.mmi-consult.de

Weitere Informationen

just:FILE
Produkt BLOG

Produktdemonstration

Gern zeigen wir Ihnen unsere Produkte live in Aktion. Entweder stellen wir Ihnen hierfür eine kostenlose Demo-Version zur Verfügung, oder präsentieren es Ihnen in einer wenige Minuten dauernden Webkonferenz. Ganz unverbindlich und kostenlos beantworten wir hierbei alle Ihre Fragen. Weiterlesen...

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